CodSign, desarrollado por Codweb SAS (en adelante "CodSign", "nosotros" o "la plataforma"), está comprometido con la protección de la privacidad y los datos personales de sus usuarios. Esta Política de Privacidad describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información cuando utilizas nuestra plataforma de firma electrónica en codsign.co.
1. Información que recopilamos
Información de cuenta: Al registrarte, recopilamos tu nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono (opcional), nombre de empresa y contraseña encriptada.
Información de uso: Registramos las acciones realizadas en la plataforma: documentos creados, firmantes agregados, documentos firmados o rechazados, y accesos al panel (IP, dispositivo, fecha y resultado).
Información de firmantes: Cuando envías un documento para firma, recopilamos los datos de los firmantes que tú nos proporcionas (nombre, correo, teléfono). Los firmantes no necesitan registrarse en CodSign.
Información de pago: Los pagos son procesados por pasarelas externas (Wompi, PayPal). CodSign no almacena datos de tarjetas de crédito ni información bancaria directamente.
Cookies y datos de navegación: Usamos cookies técnicas necesarias para el funcionamiento de la plataforma y cookies de análisis (anónimas) para mejorar la experiencia. Puedes gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador.
2. Cómo usamos tu información
Utilizamos la información recopilada para:
Prestación del servicio: Enviar documentos, notificaciones (correo, SMS, WhatsApp), recordatorios automáticos y gestionar el ciclo de vida de cada documento.
Seguridad: Detectar accesos no autorizados, prevenir fraude y mantener la integridad del historial de auditoría.
Facturación: Procesar pagos, generar facturas y mantener el historial de transacciones.
Mejora del producto: Analizar el uso agregado y anónimo de la plataforma para mejorar funcionalidades y experiencia de usuario.
Comunicaciones: Enviarte novedades del producto, actualizaciones de seguridad o información relevante. Puedes darte de baja en cualquier momento.
3. Compartir información con terceros
CodSign no vende, arrienda ni comparte tu información personal con terceros con fines publicitarios o comerciales. Compartimos información únicamente en los siguientes casos:
Proveedores de servicio: Empresas que nos apoyan en la operación: pasarelas de pago (Wompi, PayPal), infraestructura de nube (servidores), proveedores de SMS y WhatsApp Business API. Estos proveedores solo acceden a la información necesaria para prestar el servicio.
Requerimientos legales: Cuando sea requerido por autoridades competentes, órdenes judiciales o para cumplir obligaciones legales aplicables en Colombia.
Transferencia de negocio: En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrían ser transferidos al nuevo titular bajo las mismas condiciones de privacidad.
4. Almacenamiento y seguridad
Tu información es almacenada en servidores seguros con acceso restringido. Implementamos las siguientes medidas de seguridad:
Encriptación: Todas las comunicaciones usan HTTPS/TLS. Las contraseñas se almacenan con hash seguro (bcrypt o similar).
Control de acceso: Acceso por rol (Administrador / Colaborador) con registro de auditoría de cada acción.
Autenticación fuerte: Soporte para 2FA (autenticación de dos factores) con aplicaciones como Google Authenticator.
Registros de acceso: Log de todos los inicios de sesión con IP, dispositivo y resultado para detección de accesos no autorizados.
Retención: Conservamos los documentos y datos asociados mientras tu cuenta esté activa. Al eliminar tu cuenta, los datos son eliminados o anonimizados en un plazo máximo de 90 días, salvo obligación legal de conservación.
5. Tus derechos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales de Colombia) y el Decreto 1377 de 2013, tienes los siguientes derechos sobre tus datos:
Acceso: Solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
Supresión: Solicitar la eliminación de tus datos personales, salvo que exista obligación legal de conservarlos.
Oposición: Oponerte al tratamiento de tus datos para fines específicos, como comunicaciones de marketing.
Portabilidad: Recibir tus datos en un formato estructurado y legible por máquina.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a contacto@codweb.co con el asunto "Derechos de datos personales".
6. Cookies
Cookies técnicas: Necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, autenticación). No pueden desactivarse.
Cookies de análisis: Usadas para entender cómo los usuarios interactúan con la plataforma (datos anónimos y agregados). Puedes desactivarlas desde tu navegador.
Cookies de terceros: Algunos servicios integrados (pasarelas de pago, soporte) pueden establecer sus propias cookies sujetas a sus políticas de privacidad.
7. Menores de edad
CodSign no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores. Si descubrimos que hemos recopilado datos de un menor sin consentimiento parental, los eliminaremos de inmediato.
8. Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando lo hagamos, actualizaremos la fecha de "última actualización" al inicio de este documento y, si los cambios son significativos, te notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en la plataforma.
9. Contacto
Si tienes preguntas, inquietudes o deseas ejercer tus derechos sobre tus datos personales, contáctanos:
Empresa: Codweb SAS
Correo: contacto@codweb.co
WhatsApp: +57 300 279 7089
Ubicación: Medellín, Antioquia, Colombia